Lösch- und Archivierungskonzept für „Accidents@School – Das Unfallbuch“
Verantwortlicher: ClassyMade GmbH, Zum Schwimmbad 44, 65232 Taunusstein
Version: 1.0 Datum: 15.07.2025
1. Zweck und Anwendungsbereich
Dieses Konzept regelt die Lösch- und Archivierungsprozesse für personenbezogene Daten in der App „Accidents@School – Das Unfallbuch“. Ziel ist, gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten, Datenschutzrechte zu wahren und Speicherressourcen effizient zu nutzen.
2. Datenkategorien und Aufbewahrungsfristen
Datenkategorie
Aufbewahrungsfrist
Archivierung
Löschung
Unfalldaten (meldepflichtig & nicht)
6 Monate nach Ende der Schulnutzung
Keine Archivierung
Automatisiert nach 6 Monaten
Notfallpass-Daten
6 Monate nach Ende der Schulnutzung
Keine Archivierung
Automatisiert nach 6 Monaten
Nutzerkonten
6 Monate nach Löschung oder Inaktivität
Keine Archivierung
Automatisiert nach 6 Monaten
Audit-Logs & Protokolldaten
Automatisch historisiert: permanent bis 6 Monate nach Ende Schulnutzung
Sicherung in Backups
Automatisierte Backup-Löschung (siehe §4)
Backup-Dumps (täglich/monatlich)
Täglich: 7 Tage; Monatlich: 6 Monate
Offline sicher gespeichert
Rotation gemäß Backup-Richtlinie
Anonymisierte Statistiken
Unbegrenzt (keine Personenbezüge)
Archivierung möglich
Nicht anwendbar
3. Archivierungsprozesse
- Anonymisierte Statistiken: Nach Erstellung automatischer Export in geschütztes Archiv (Schreibgeschützt).
- Versionierung: Backups werden versioniert (Duplicity) und gemäß Zeitplan rotiert.
- Aufbewahrungsorte: ISO-zertifizierte Rechenzentren von Hetzner (EWR), offline Backup-Lagerung bei ClassyMade.
4. Löschprozesse
- Automatisierung: Zeitgesteuerte Jobs in der Backend-Infrastruktur führen Löschungen nach Ablauffristen durch.
- Sichtbarkeit: Gelöschte Datensätze werden zuerst pseudonymisiert, anschließend vollständig gelöscht.
- Nachweis: Protokollierung aller Löschvorgänge (Audit-Log).
5. Ausnahmen und Sonderfälle
- Gesetzliche Aufbewahrungspflichten: Falls Übertragung an Unfallkassen oder Aufsichtsbehörden laufend ist, wird die Löschung bis zur Erfüllung der gesetzlichen Frist ausgesetzt.
- Rechtsstreitigkeiten: Daten werden solange aufbewahrt, bis alle Rechtsfragen abschließend geklärt sind.
6. Verantwortlichkeiten
- IT-Administration (ClassyMade): Pflege und Überwachung automatischer Lösch- und Backup-Jobs.
- Datenschutzbeauftragter: Freigabe von Sonderlöschungen und Monitoring der Einhaltung des Konzepts.
7. Monitoring und Review
- Regelmäßige Überprüfung: Jährliche Audits der Lösch- und Archivierungsprozesse.
- Berichtswesen: Dokumentation der Ergebnisse im Datenschutz-Reporting.