Mitarbeiter

Auf dieser Seite laden Sie Mitarbeiter ein, bearbeiten ihre Stammdaten und beenden ihren Zugang.

Wer sieht das?

Den Reiter „Mitarbeiter“ im Bereich „Personal“ sehen der Chef und alle, denen eine Rolle für das ganze Unternehmen das Recht „Konten verwalten“ gibt. Wer „Konten verwalten“ nicht für das ganze Unternehmen hat, sieht den Reiter nicht.

Mitarbeiter einladen

Sie vergeben kein Passwort. Die eingeladene Person legt es selbst fest.

  1. Öffnen Sie den Bereich „Personal“ und dort den Reiter „Mitarbeiter“.
  2. Wählen Sie „Mitarbeiter einladen“. Ist die Liste noch leer, heißt der Knopf „Ersten Mitarbeiter einladen“.
  3. Tragen Sie im Abschnitt „Person“ den „Vorname“, den „Nachname“ und die „E-Mail“ ein. „Spitzname“ ist freiwillig.
  4. Wählen Sie „Einladung senden“.

Konten mit Zwei-Faktor-Anmeldung, der Chef immer, bestätigen das mit einem Code aus der Authenticator-App („Mit Code bestätigen“). Eine Bestätigung gilt 5 Minuten.

Anschrift und weitere Angaben tragen Sie erst nach der Einladung ein (siehe „Mitarbeiter bearbeiten“). Gibt es in Ihrem Unternehmen schon ein Konto mit dieser E-Mail-Adresse, lehnt ClassyTime die Einladung ab.

Was die eingeladene Person tut

Die Person erhält eine E-Mail mit dem Betreff „Classytime – Ihr Zugang bei“ und dem Namen Ihres Unternehmens. Die Mail nennt Sie als Einladenden. Über den Link legt die Person ihr Passwort fest und kann sich danach anmelden. Der Link ist 7 Tage gültig.

Einladung erneut senden

Solange die Person die Einladung nicht angenommen hat, steht im Stammblatt „Einladung noch nicht angenommen“.

  1. Öffnen Sie in der Liste das Stammblatt der Person (Augen-Symbol, „Stammblatt: Name“).
  2. Wählen Sie „Einladung erneut senden“.

Danach erscheint „Die Einladung wurde an … gesendet. Ein früherer Link gilt nicht mehr.“ Pro Person sind fünf erneute Sendungen in 15 Minuten möglich. Dann meldet ClassyTime: „Für diese Person wurden gerade mehrere Einladungen gesendet. Bitte versuchen Sie es später erneut.“

Wenn die Einladungsmail nicht ankommt

Scheitert nur der Versand, ist das Konto trotzdem angelegt. Das Formular bleibt offen und zeigt: „Das Konto ist angelegt, aber die Einladungsmail konnte nicht zugestellt werden. Bitte senden Sie die Einladung erneut.“ Die Felder sind gesperrt, der Knopf heißt jetzt „Einladung erneut senden“. Nach Erfolg heißt er „Schließen“.

Mitarbeiter bearbeiten

  1. Wählen Sie in der Liste das Stift-Symbol („Bearbeiten: Name“).
  2. Ändern Sie „Vorname“, „Nachname“, „Spitzname“, „Nutzt die Stempeluhr“ und die „Anschrift“. Die E-Mail-Adresse lässt sich hier nicht ändern.
  3. Das Häkchen „Schuldet vertraglich Arbeitszeit“ legt fest, ob ClassyTime für die Person Soll und Saldo zeigt. Ohne Häkchen zeigt ClassyTime beides nicht. Erfasste Zeiten, Abwesenheiten und Urlaubsanspruch bleiben, ein Dienstplan bleibt gespeichert.
  4. Wählen Sie „Speichern“.

Beschäftigung und Standort pflegen Sie unter „Arbeitszeit“. Den Dienstplan und den Urlaubsanspruch pflegt, wer dafür ein eigenes Recht hat („Dienstplan pflegen“, „Urlaubsanspruch pflegen“). Im Stammblatt führen „Dienstplan pflegen“ und „Urlaubsanspruch pflegen“ direkt dorthin. Rollen weisen Sie unter „Rollen“ zu.

Im Stammblatt können Sie außerdem „Sichtbare Notizen“ und „Interne Notizen“ führen. Die Person sieht die sichtbaren Notizen in ihrem Profil. Die internen sieht sie in der App nicht; sie stehen aber in der Auskunft, die Ihr Unternehmen ihr auf Anfrage herausgibt. Tragen Sie dort keine Diagnosen und keine anderen Gesundheitsangaben ein.

Zugang beenden und wieder öffnen

  1. Wählen Sie in der Liste das Schloss-Symbol („Zugang beenden: Name“).
  2. Bestätigen Sie mit „Beenden“.

Die Person kann sich danach nicht mehr anmelden und keine Zeiten mehr buchen. Bereits gebuchte Zeiten bleiben vollständig erhalten. Mit „Zugang wieder öffnen“ und „Wieder öffnen“ nehmen Sie den Schritt zurück. Die Liste zeigt nur aktive Zugänge. Mit „Beendete Zugänge anzeigen“ sehen Sie auch die beendeten.

Personendaten endgültig löschen

Erst bei beendetem Zugang erscheint das Papierkorb-Symbol („Personendaten löschen: Name“). Mit „Endgültig löschen“ überschreibt ClassyTime am Konto Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, die Anschrift bis auf das Bundesland und alle Notizen. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Der Zugang lässt sich nicht wieder öffnen. Gelöschte Konten stehen nicht mehr in der Liste.

Vollständig gelöscht oder anonymisiert ist die Person damit nicht. Die Personalnummer und alle übrigen Daten bleiben der Person zuordenbar, etwa Zeiteinträge, Abwesenheiten einschließlich Krankmeldungen, Urlaubsdaten und das Änderungsprotokoll. Verfallshinweise und Kürzungserklärungen zum Urlaub nennen weiter den Namen der Person. Diese Daten löscht ClassyMade auf Weisung Ihres Unternehmens innerhalb von zwei Wochen. Die Weisung schickt die Leitung Ihres Unternehmens oder eine von ihr in Textform benannte Person per E-Mail an datenschutz@classymade.de. Gelöschte Angaben bleiben bis zu sechs Monate in Datensicherungen.

Gut zu wissen

  • Den Zugang des Chefs können Sie nicht beenden und seine Personendaten nicht löschen. Daran ändert die Standardrolle „Chef“ einer anderen Person nichts.
  • Die Zwei-Faktor-Anmeldung einer anderen Person setzt nur der Chef zurück (Schlüssel-Symbol). Die Standardrolle „Chef“ genügt dafür nicht.
  • Dürfen Sie die Seite nicht nutzen, wenden Sie sich an die Administratoren Ihres Unternehmens oder Ihre Führungskraft.

Siehe auch

Arbeitszeit · Rollen · Datenschutz und Auskunft

Stand: 13. November 2026