Arbeitszeit

Hier legen Sie für jede Person fest, wie viel Arbeitszeit gilt (Soll), wann sie beschäftigt ist, wo sie arbeitet und wie viel Urlaub ihr zusteht.

Wer sieht das?

Den Reiter „Arbeitszeit“ im Bereich „Personal“ sehen der Chef und alle, die für das ganze Unternehmen „Konten verwalten“ oder „Dienstplan pflegen“ haben. Auch wer „Urlaubsanspruch pflegen“ (für beliebigen Bereich) und zusätzlich firmenweit „Teammitglieder verwalten“ oder „Rollen verwalten“ hat, sieht ihn. Welche Abschnitte Sie je Person sehen, hängt vom Recht ab:

  • „Dienstplan“: „Dienstplan pflegen“
  • „Beschäftigung“ und „Standort“: „Konten verwalten“
  • „Urlaubsanspruch“ sowie „Verfall und Kürzung“: „Urlaubsanspruch pflegen“

Eine Kürzung des Urlaubsanspruchs erklärt nur der Chef.

Ihre eigenen Angaben können Sie hier nur ansehen: Dienstplan, Beschäftigung, Urlaubsanspruch sowie Verfall und Kürzung ändert für Sie jemand anderes, auch mit der Standardrolle „Chef“. Nur der Chef pflegt seine eigenen Angaben selbst. Den eigenen Standort ordnen Sie dagegen selbst zu.

Eine Person öffnen

  1. Öffnen Sie den Bereich „Personal“ und dort den Reiter „Arbeitszeit“.
  2. Suchen Sie die Person über „Mitarbeiter durchsuchen“. Die Spalte „Wochensoll“ zeigt das heutige Soll, oder „kein Plan“.
  3. Wählen Sie das Symbol „Dienstplan öffnen: Name“.
  4. Mit „Zurück zur Übersicht“ kommen Sie zurück.

Dienstplan: Soll je Wochentag

Der Dienstplan sagt, wie viele Stunden die Person an jedem Wochentag arbeiten soll. Dagegen rechnet jeder Saldo. Ohne Dienstplan ist das Tages-Soll überall 0. Dann bleibt der Arbeitszeitbalken leer, der Stundenzettel zeigt kein Monatssoll und die Urlaubsübersicht nennt 0 Wochenstunden. Erfasste Zeiten bleiben unberührt.

  1. Wählen Sie „Ersten Dienstplan anlegen“. Später heißt der Knopf „Neue Fassung“.
  2. Das „Arbeitszeitmodell“ ist „Sollzeit je Wochentag“. „Schichtplan“ ist noch nicht freigeschaltet.
  3. Tragen Sie unter „Gültig ab“ den Tag ein, ab dem die Fassung gilt.
  4. Tragen Sie die Zeiten für Montag bis Sonntag ein, z. B. 7:30. Ein Tag ohne Soll ist 00:00. Unter den Tagesfeldern steht „Woche: … Std.“
  5. Alternativ geben Sie „Wochenstunden“ und „Arbeitstage je Woche“ ein und wählen „Auf die Tageswerte verteilen“. Montag wird zuerst gefüllt. Die Werte bleiben änderbar. Die Zahl der Arbeitstage ist die Größe, an der der Urlaubsanspruch hängt.
  6. Wählen Sie unter „Pausenabzug“ eine der Stellungen („Wie die Fassung davor“, „Pflichtpause abziehen“, „Pflichtpause nicht abziehen“, „Keine Vorgabe — es gilt der Standort“). Das darf nur, wer „Pausenabzug festlegen“ hat.
  7. Wählen Sie „Speichern“.

Ab wann gilt eine Änderung?

Ändert sich die Arbeitszeit ab einem Tag, legen Sie eine „Neue Fassung“ an. Sie löst die vorige ab dem Tag „Gültig ab“ ab. Die vorige bleibt erhalten und gilt für die Tage davor weiter. Liegt der Tag in der Vergangenheit, warnt ClassyTime: Noch offene Monate werden neu gerechnet. Erfasste Zeiten ändern sich nicht, nur das Soll. Abgeschlossene Monate bleiben unberührt. Die Liste zeigt je Fassung „Gültig ab“, die Tage, die „Woche“ und die „Verteilung“ („vereinbart“ oder „gerechnet“). Löschen Sie eine Fassung, gilt für ihre Tage die davorliegende. Gibt es keine, ist das Soll dort 0.

Das Stift-Symbol „Fassung vom … ändern“ ist für Korrekturen: Die Änderung gilt für den ganzen Zeitraum der Fassung, auch rückwirkend.

Beschäftigung und Standort

Unter „Beschäftigung“ tragen Sie „Eintritt“ und „Austritt (optional)“ ein. Vor dem Eintritt und nach dem Austritt gilt die Person als nicht beschäftigt: ohne Soll, ohne Feiertagsbuchung und ohne Urlaubsrechnung, auch rückwirkend für ausgewertete Monate. Ohne jeden Zeitraum gilt sie als durchgehend beschäftigt. Der Austrittstag zählt noch mit.

Unter „Standort“ ordnen Sie die Person einem Standort zu („Standort zuordnen“). Zieht sie um, wählen Sie „Umziehen — neue Zuordnung ab einem Stichtag“. Das legt eine neue Zeile an, die alte gilt für die Tage davor weiter. Mit dem Korrigieren ändern Sie dagegen eine falsche Zeile rückwirkend. Ohne Standort gelten für die Pausen die gesetzlichen Stufen.

Urlaubsanspruch

Der Anspruch besteht aus einzelnen Posten. Sie stehen nebeneinander und addieren sich. Die Jahressumme zeigt die Urlaubsübersicht.

  1. Wählen Sie „Ersten Anspruch eintragen“ oder „Weiteren Posten anlegen“.
  2. Tragen Sie die „Menge“ ein und wählen Sie als „Einheit“ „Arbeitstage“. Posten in „Werktage“ oder „Wochen“ rechnet ClassyTime noch nicht um: Sie zählen mit 0 Tagen, und solange ein solcher Posten gilt, warnt ClassyTime bei Anträgen der Person nicht vor einer Überziehung.
  3. Wählen Sie „Schutzklasse“ und „Grund“. Der Grund „Übertrag aus dem Vorjahr“ ist ein eigener Posten und braucht ein „Gültig bis“.
  4. Tragen Sie „Gültig ab“ und „Gültig bis (optional)“ ein. Ohne Ende gilt der Posten weiter, bis ihn jemand ändert.
  5. Wählen Sie „Speichern“.

Gilt für ein Jahr kein Posten, ist für dieses Jahr kein Urlaubsanspruch hinterlegt. Das ist nicht dasselbe wie 0 Tage: ClassyTime prüft Urlaubsanträge dann nicht gegen einen Anspruch. Einen Hinweis, dass ein Antrag den Anspruch übersteigt, gibt es weder beim Beantragen noch beim Genehmigen. Auf der Seite „Urlaub“ der Person und beim Entscheiden steht statt einer Zahl, dass kein Urlaubsanspruch hinterlegt ist. Tragen Sie den Anspruch deshalb ein, bevor die ersten Anträge kommen. Löschen Sie einen Posten, sinkt das Jahreskontingent um seine Menge. Bereits genehmigte Abwesenheiten bleiben bestehen und können dann über dem Anspruch liegen. Löschen Sie den letzten Posten eines Jahres, ist für dieses Jahr wieder kein Anspruch hinterlegt. Änderungen stehen im Änderungsprotokoll.

Gut zu wissen

  • Ob jemand überhaupt Arbeitszeit schuldet, stellen Sie im Reiter „Mitarbeiter“ ein („Schuldet vertraglich Arbeitszeit“).

Siehe auch

Mitarbeiter · Rollen · Urlaub · Stundenzettel

Stand: 13. November 2026