Eine Rolle bündelt Rechte. Auf dieser Seite legen Sie Rollen an und ordnen sie Personen zu, für das ganze Unternehmen, für einen Standort oder für ein Projekt.
Wer sieht das?
Den Reiter „Rollen“ im Bereich „Unternehmen“ sehen der Chef und alle, die für das ganze Unternehmen das Recht „Rollen verwalten“ haben. Alle anderen bekommen den Hinweis, dass dafür dieses Recht nötig ist.
Was eine Rolle ist
Eine Rolle ist ein Name mit einer Auswahl von Rechten. Die Rechte bekommt eine Person erst, wenn Sie ihr die Rolle zuordnen. Wird eine Rolle gelöscht, verlieren alle Träger die Rechte daraus sofort.
Das Wort „Chef“ steht in ClassyTime für zwei verschiedene Dinge:
- Der Chef ist das Konto, mit dem Ihr Unternehmen registriert wurde. Es hat alle Rechte im ganzen Unternehmen. Auf ein anderes Konto übertragen lässt sich das nicht.
- Die Standardrolle „Chef“ ist eine Rolle mit allen Rechten. Wer sie trägt, wird dadurch nicht zum Chef.
In jedem Unternehmen gibt es zwei Standardrollen:
- „Chef“ trägt alle Rechte, auch künftig hinzukommende. Sie lässt sich nur für das ganze Unternehmen zuordnen.
- „Mitarbeiter“ trägt keine Rechte. Die Einteilung auf eine Aufgabe gibt nur das Recht, darauf zu buchen.
Bei beiden lässt sich nur der Name ändern. Die Rechte sind fest, und löschen geht nicht. In der Liste steht „(Standardrolle)“ dahinter.
Einiges kann nur der Chef. Die Standardrolle „Chef“ genügt dafür nicht:
- die Zwei-Faktor-Anmeldung einer anderen Person zurücksetzen,
- den angenommenen Auftragsverarbeitungsvertrag ansehen,
- die eigene Rolle ändern oder löschen,
- im Reiter „Arbeitszeit“ die eigenen Angaben ändern (Dienstplan, Beschäftigung, Urlaubsanspruch),
- eine Kürzung des Urlaubsanspruchs erklären,
- eine Dauer ohne Uhrzeit für sich selbst direkt buchen.
Rolle anlegen oder bearbeiten
- Öffnen Sie den Bereich „Unternehmen“ und dort den Reiter „Rollen“.
- Wählen Sie „Neue Rolle“. Zum Ändern wählen Sie in der Liste das Stift-Symbol („Bearbeiten: Name“).
- Tragen Sie den „Name“ ein.
- Setzen Sie unter „Rechte“ die Häkchen. Zu manchen Rechten steht eine Erklärung.
- Wählen Sie „Speichern“.
Sind Sie nicht der Chef, können Sie einer Rolle nur Rechte hinzufügen, die Sie selbst für das ganze Unternehmen haben. Sonst speichert ClassyTime die Rolle nicht. Solche Rechte vergibt der Chef.
Die Liste zeigt „Name“, die Zahl der „Rechte“ und „Angelegt von“. Zum Löschen wählen Sie das Papierkorb-Symbol und bestätigen mit „Löschen“. Dabei werden alle Zuordnungen dieser Rolle entfernt. Einteilungen auf Aufgaben bleiben bestehen. Die eigene Rolle ändert oder löscht nur der Chef.
Rolle einer Person zuordnen
Unter der Liste steht der Abschnitt „Rollen zuordnen“.
- Wählen Sie bei „Person“ die Person. „Auch ausgeschiedene Konten anbieten“ zeigt auch beendete Zugänge.
- Unter „Neue Zuordnung für …“ stellen Sie bei „Bereich“ ein: „Firma“, „Standort“ oder „Projekt“. Bei „Standort“ und „Projekt“ wählen Sie danach den Standort oder das Projekt.
- Wählen Sie bei „Rolle“ die Rolle und dann „Zuordnen“.
Sind Sie nicht der Chef, können Sie nur Rollen zuordnen, deren Rechte Sie selbst haben: für das ganze Unternehmen oder für den gewählten Standort oder das gewählte Projekt. Bei „Rolle“ stehen auch Rollen mit Rechten zur Wahl, die Sie nicht haben; ClassyTime lehnt die Zuordnung dann ab.
Konten mit Zwei-Faktor-Anmeldung, der Chef immer, bestätigen das Zuordnen mit einem Code aus der Authenticator-App („Mit Code bestätigen“). Eine Bestätigung gilt 5 Minuten.
Die Tabelle zeigt je Zuordnung „Rolle“ und „Gilt für“ („Ganze Firma“, „Standort …“, „Projekt …“). Entfernen Sie eine Zuordnung über das Papierkorb-Symbol und „Entfernen“. Eine Person kann dieselbe Rolle in demselben Bereich nur einmal tragen.
Der Bereich bestimmt die Reichweite. Bei „Stundenzettel des Teams einsehen“ sind das für ein Projekt dessen Mitglieder, für einen Standort die Personen, die heute dort arbeiten, und firmenweit alle.
Abwesenheitsrechte nicht für ein Projekt
Fünf Rechte lassen sich nicht für ein Projekt zuordnen: „Abwesenheitsanträge genehmigen“, „Abwesenheitsanträge ablehnen“, „Nachweise zu Abwesenheiten einsehen“, „Urlaubsanspruch pflegen“ und „Abwesenheit für andere erfassen“. Rollen mit einem dieser Rechte stehen bei „Projekt“ nicht zur Auswahl. Für einen Standort oder das ganze Unternehmen sind sie wählbar. Wer eine Projektleitung will, legt eine eigene Rolle ohne diese Rechte an.
Rechte und ihre Bedeutung
Mit „Zwei-Faktor“ markierte Rechte verlangen von ihren Trägern die Zwei-Faktor-Anmeldung.
| Anzeigename | Bedeutung |
|---|---|
| Abwesenheitsanträge genehmigen | Anträge genehmigen; öffnet im Bereich „Team“ den Reiter „Anträge entscheiden“. Zeigt die Art der Abwesenheiten dieser Personen, auch Krankheit; für das ganze Unternehmen zugeordnet die aller Personen. Zwei-Faktor. |
| Abwesenheitsanträge ablehnen | Anträge ablehnen; öffnet ebenfalls „Anträge entscheiden“. Zeigt die Art der Abwesenheiten dieser Personen, auch Krankheit; für das ganze Unternehmen zugeordnet die aller Personen. Zwei-Faktor. |
| Abwesenheiten des Teams einsehen | Den Urlaubsstand anderer Personen abrufen. In „Anträge entscheiden“ stehen damit „ANSPRUCH“ und „VERFÜGBAR“ der antragstellenden Person; ohne das Recht fehlen dort die Zahlen. Wirkt nur für das ganze Unternehmen. |
| Stundenzettel des Teams einsehen | Stundenzettel und Monatssalden der Personen im Bereich der Zuordnung abrufen. Firmenweit zugeordnet auch die Seite „Auswertung“. |
| Stundenzettel des Teams bearbeiten | Stundenzettel anderer ändern; öffnet ebenfalls „Anträge entscheiden“. Die Auswahl „Stundenzettel von“ bietet nur Personen an, über die Sie auch „Stundenzettel des Teams einsehen“ haben. |
| Stundenzettel abschließen | Monate anderer Personen im Bereich der Zuordnung abschließen und wieder aufschließen. Wirkt in der App nur zusammen mit „Stundenzettel des Teams einsehen“. |
| Teammitglieder verwalten | Liefert die Personenliste (nur Name und Status) für Auswahlfelder; den Reiter „Mitarbeiter“ öffnet es nicht. Zum Einteilen braucht es zusätzlich „Aufgaben verwalten“. |
| Kunden verwalten | Kunden pflegen; öffnet im Bereich „Unternehmen“ den Reiter „Kunden“. |
| Projekte verwalten | Projekte pflegen, stilllegen und wieder aktivieren; löschen gehört nicht dazu. Öffnet ebenfalls „Kunden“. |
| Aufgaben verwalten | Aufgaben pflegen; öffnet den Reiter „Standardaufgaben“. |
| Niederlassungen verwalten | Standorte pflegen; öffnet den Reiter „Standorte“. |
| Firmendaten bearbeiten | Wirkt in ClassyTime 2.0 nicht. Die Firmendaten ändert, wer „Einstellungen bearbeiten“ hat. |
| Konten verwalten | Mitarbeiter einladen und verwalten; öffnet „Mitarbeiter“ und „Arbeitszeit“. Gibt die Auskunft über eine Person heraus, auch die interne Notiz und ihre Protokolleinträge, und kann Personendaten löschen. Zwei-Faktor. |
| Rollen verwalten | Rollen anlegen, umbenennen, Rechte ändern, löschen und Personen zuordnen; öffnet „Rollen“ und die Personenliste als Auswahl. Wer nicht der Chef ist, vergibt dabei nur Rechte, die er selbst hat. Die eigene Rolle ändert oder löscht nur der Chef. |
| Feiertage verwalten | Feiertage pflegen; öffnet den Reiter „Feiertage“. |
| Einstellungen bearbeiten | Firmeneinstellungen lesen und speichern (Urlaubstage, Rechtsordnung, Hinweis zur Höchstarbeitszeit), samt Stammdaten der Firma. Zwei-Faktor. |
| Berichte einsehen | Jahresstatistik und Monatssaldo anderer Personen im Bereich der Zuordnung, zusätzlich zu „Stundenzettel des Teams einsehen“. |
| Auswertungen einsehen | Die Seite „Auswertung“ öffnen, firmenweit. Abwesenheiten erscheinen nur als Zeit, ohne ihre Art. |
| Ressourcen verwalten | Wirkt in ClassyTime 2.0 nicht; einen Reiter für Ressourcen gibt es nicht. |
| Urlaubsanspruch pflegen | Anspruchsposten pflegen; öffnet „Urlaubsverfall“. Den Reiter „Arbeitszeit“ öffnet es nur zusammen mit „Teammitglieder verwalten“ oder „Rollen verwalten“ für das ganze Unternehmen. Zeigt beim Urlaubsverfall die Erklärung zur Arbeitsunfähigkeit. Zwei-Faktor. |
| Nachweise zu Abwesenheiten einsehen | Atteste und Belege anderer einsehen, hochladen, löschen. Das sind Gesundheitsdaten. Standardmäßig hat dieses Recht niemand; Atteste sehen dann nur die betroffene Person und der Chef. Zwei-Faktor. |
| Lohnexport herunterladen | Auf „Auswertung“ je abgeschlossenem Monat eine CSV für die Lohnabrechnung, für alle Personen, mit Gesundheitsdaten. Gilt immer für das ganze Unternehmen. Zwei-Faktor. |
| Dienstplan pflegen | Dienstpläne anderer anlegen, ändern, löschen und alle einsehen. Gilt immer für das ganze Unternehmen. |
| Projekt löschen | In der App gibt es dafür derzeit keinen Knopf. Projekte werden archiviert (Recht „Projekte verwalten“). Gilt immer für das ganze Unternehmen. |
| Pausenabzug festlegen | Den automatischen Pausenabzug an Aufgaben, Standorten und Dienstplänen ein- und ausschalten. In der App vorerst nur am Dienstplan bedienbar, dort zusammen mit „Dienstplan pflegen“. Gilt immer für das ganze Unternehmen. |
| Höchstarbeitszeit festlegen | Die Einstellung zur Höchstarbeitszeit ändern. In der App vorerst nicht eigens bedienbar; die Einstellung ändert, wer „Einstellungen bearbeiten“ hat. Gilt immer für das ganze Unternehmen. |
| Abwesenheit für andere erfassen | Abwesenheiten für Personen im eigenen Bereich eintragen, auch Krankheit. Zwei-Faktor. |
| Datenschutz-Einstellungen ändern | Festlegen, wer die Art einer Abwesenheit sieht (Einstellungen, Abschnitt „Datenschutz“). Zwei-Faktor. |
Welche Rechte für welchen Reiter
Ein Reiter erscheint nur, wenn das Recht in einer Rolle für das ganze Unternehmen zugeordnet ist („firmenweit“). Bei „beliebig“ genügt auch ein Standort oder ein Projekt.
| Reiter | Rechte |
|---|---|
| Anträge entscheiden | beliebig: „Abwesenheitsanträge genehmigen“, „Abwesenheitsanträge ablehnen“ oder „Stundenzettel des Teams bearbeiten“ |
| Auswertung | firmenweit: „Stundenzettel des Teams einsehen“, „Auswertungen einsehen“ oder „Lohnexport herunterladen“ |
| Mitarbeiter | firmenweit: „Konten verwalten“ |
| Arbeitszeit | firmenweit „Konten verwalten“ oder „Dienstplan pflegen“; oder beliebig „Urlaubsanspruch pflegen“ zusammen mit firmenweit „Teammitglieder verwalten“ oder „Rollen verwalten“ |
| Urlaubsverfall | beliebig: „Urlaubsanspruch pflegen“ |
| Nachweise | beliebig: „Nachweise zu Abwesenheiten einsehen“ |
| Kunden | firmenweit „Kunden verwalten“ oder beliebig „Projekte verwalten“ |
| Standardaufgaben | firmenweit: „Aufgaben verwalten“ |
| Standorte | firmenweit: „Niederlassungen verwalten“ |
| Feiertage | firmenweit: „Abwesenheitsanträge genehmigen“ oder „Feiertage verwalten“ |
| Rollen | firmenweit: „Rollen verwalten“ |
Gut zu wissen
- Löschen Sie eine Rolle, die schon zugeordnet ist, nennt ClassyTime danach, wie viele Zuordnungen entfernt wurden.
- Wer das Recht „Rollen verwalten“ nur über eine Rolle für einen Standort oder ein Projekt hat, sieht den Reiter „Rollen“ nicht.
Siehe auch
Mitarbeiter · Anträge entscheiden · Datenschutz und Auskunft
Stand: 13. November 2026